الإسماعيلية – محمود فاروق الدريس
عقدت إدارة المتابعة المركزية اجتماعا موسعا تحت رعاية فاخر عبد العزيز وكيل مديريةالتربية و برئاسة د.السيد عبد الحليم وبحضور اعضاء المتابعة واشراف محمد صلاح مديرالمتابعه وذلك لمناقسة خطة تطوير وميكنة آليات العمل بإدارة المتابعة..
وجاء ذلك عقب إجتماع المكتب الفنى بادارة المتابعة وتم استعراض سبل استخدام وسائل تكنولوجيا المعلومات للتواصل وميكنة العمليات الإدارية فى جميع التعاملات بينهم وبين كافة أقسام المتابعة بالتكنولوجيا الحديثة واستخدام الاستمارات الإلكترونية والواتساب والبريد الالكترونى بعيدا عن منظومة الفاكسات والاستمارات اليدوية البطيئة ويتاخر حصرها شهرياً بصعوبة فضلا عن تدشين موقع عاجل إدارة المتابعة وفتح سبل التواصل الإلكتروني مع جميع المعلمين والاخصائيين ومدير المدارس والادارات وأولياء الأمور والطلاب وموظفين الديوان لسماع شكواهم أو مقترحاتهم والعمل على حلها أو تذليل العقبات..
وقامت ادارة المتابعة بتحديد يوم الخميس الأخير من كل شهر لتدريب كافة المتابعين بالمديرية وأقسام المتابعة بالادارات التعليمية للتدريب على أحدث طرق التطوير لآليات الحصر اليومى لتقارير المتابعة والشكوى إلكترونياً بهدف انجاز المهام في ضوء الأهداف والاختصاصات من المسئوليات والمعالجة الفورية للسلبيات وسرعة تيسير أعمال المتابعة بالمديرية والأقسام والمتابعة البعدية و اعداد الردود على الشكاوى من العاملين بالمدارس والتأكد من دعمهم وحل مشاكلهم ومتابعة وبحث المنقضات والسلبيات الواردة من الوزارة او المحافظة وفتح قنوات اتصال بتكنولوجيا حديثة للاتصال وإستقبال الشكاوى من العاملين بالتربية والتعليم عن طريق الوتساب و تليفون المتابعة لتفعيل خدمة كول سنتر و البريد الالكترونى والفاكس والبريد العادى وماسنجر موقع عاجل إدارة المتابعة المركزية للمديرية وإدخال الطلبات والالتماسات المقدمة من العملاء والعاملين بالتربية والتعليم بقاعد بيانات الإدارة
لسرعة بحث نوعية الشكاوى واحالتها إلى جهات الاختصاص بعد العرض على وكيل الوزارة ومتابعة ورود الردود وتنسيقهت بالاضافة الى مايسند من أعمال فى الآتى بالتعاون مع إدارة تنسيق المتابعة وتشكيل اللجنه التنسيقية الذى تنعقد أسبوعيا كل يوم الخميس للتواصل قيادات المديرية بهدف بحث ودراسه القضايا والمشكلات التى تحال اليه لدراستها ووضع الحلول والتوصيات بشأنها بالاضافه الى التنسيق مع فريق المتابعين فى البحث ميدانياً ووضع الحلول والتوصيات بشأنها ..
كما تم اقتراح تشكيل وحدات متابعه داخل كل مدرسة وتأكد على اهمية التعاون مع إدارات الديوان لإنجاز مهامه او حل مشكلة أو موضوعات بالتفكير خارج الصندوق ووضع مقترحات مسبقة للأزمات المتوقعه بكفاءة عالية..
وتقدم تامر الجندى باقتراح لمشروعات لميكنة وتطوير الأداء وتقديم خدمه بجودة شاملة تتناسب مع فلسفة الدولة مثل(تسهيل إجراءات مستخرجات بيان النجاح والإفادات مميكنه فوريا بنظام إلكترونى دون معاناة المتعاملين مع المديرية. وأشار البربرى أننا جاهزون بخطة عمل تستوعب التكليفات والمهام المباشرة من القيادات وعلى استعداد لحل الموضوعات المحالة إلينا وإعطاء الرأي بها على الفور بل سيتم التدريب على عمل المؤشرات وتحليلها في مجال شئون الطلاب والمدارس بالتعاون مع إدارة الاحصاء حيث انه لابد من التكامل والتفاعل والاتصال بين أقسام المتابعة والادارات النوعية والتعليمية ومركز التطوير التكنولوجى والتوجيهات في سبيل تحقيق قدرا أعلى من الاستفادة وكذلك بين الإدارة المركزية للمتابعه بالوزارة وإدارة المتابعة بديوان المحافظة من ناحية وإدارة المتابعه المركزية للمتابعه بالمديرية من ناحية أخرى وأكد أنه تم ابتكار طريقة للحصر الالكترونى لتقارير للمتابعه الخاصة بكافة المدارس يجمع كافة تقارير المتابعين بالمديرية والادارات يومياً لوضع التوصيات وبدائل الحلول لأبرز المعوقات والسلبيات ومتابعة تنفيذ الكتب الدورية والقرارات الوزارية والاوامر الادارية والتوصيات التي انتهت إليها الاجتماعات وكذلك متابعة تنفيذ جميع القرارات والأوامر الادارية ميدانيا وذكر انه جارى تشكيل لجنه من المتابعبن لعمل الأبحاث والدراسات الخاصة بالمشكلات الملحة والضرورية والتي تشغل العملاء والطلاب والمعلمين ووضع الحلول والتوصيات لحلها مسبقا وتقوم ايضا بمتابعة كل ماينشر من شكوى بالسوشيال ميديا أو مايرسل عن التعليم بالإسماعيلية الى السيد وكيل الوزارة وتم توجها إلى إدارة المتابعه وتلخيص كافة الموضوعات الفنية والإدارية المتعلقة بالشكوى لعرض مذكرة بالرأي فضلاً عن متابعة تنفيذ قرارات الشئون القانونية فى الشكاوى وإعداد مختلف التقارير الفنية ومتابعة فحص الشكاوى والتعرف على إحتياجات والخدمات الملحة لدى المتعاملين مع المديرية وتطوريها والامداد بالبيانات والمعلومات المطلوبة لتحقق صنع القرار وتم ابتكار طرق لميكنة البيانات المطلوبه للاشخاص او الجهات فى ضوء إحصائيات الكترونية وتصمم نماذج الكترونية متعددة تتطور باستمرار سهلة الإستيفاء هذه النماذج ..
ويقوم المكتب الفنى للادارة بمراجعة البيانات والتقارير الميدانية فور الحصول عليها للتأكد من صحتها وسلامتها والرد على الشكوى التى ترد الى للمديرية من مختلف الجهات والتى تتعلق بالمدارس والتنسيق مع الادارات فيما يخص الموضوعات والشكاوى التى ترد بغرض الوصول الى حلول لهذة المشكلات وتذليل العقبات وإزالة السلبيات فوريا..
وفي ختام الاجتماع تم التاكيد على ضرورة المشاركة فى اعداد السياسات والخطط العامة واجراء البحوث والدراسات لتطوير العملية التعليمية..
والجدير بالذكر انه تم تطبيق الإستمارة الإلكترونية للمتابعة وتقويم الأداء بالمدارس وتدشين إيميل خاص للإدارة المتابعة للتواصل مع المتعاملين والعاملين بتعليم الاسماعيلية كأولى تطبيقات استخدام تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات فى إجراءات المتابعة.
