كتب :شروق نور محمد
العلاقات العامة هى من المفاهيم الجديدة التى ظهرت فى المؤسسات التربوية وتعددت مفاهيمه بالرغم من شيوعه فى الكثير من أوساط الأعمال وتعتبر العلاقات العامة هى حلقة الوصل بين الطلاب وأولياء الأمور والمؤسسات بحيث ينقسم إلى قسمين هما قسم داخلى الخاص بالعاملين داخل المؤسسة وقسم خارجى الخاص بالطلاب وأولياء الأمور والمؤسسات المنافسة ووسائل الإعلام وصناع القرار وغيرها.
* دور العلاقات العامة في المؤسسات التربوية
– وضع البرامج الخاصة بأنشطة العلاقات العامة وتنفيذها بعد اعتمادها.
– استقبال الزوار والوفود الرسمية وإنهاء كافة متطلبات الضيافة اللازمة.
– تيسير وإنهاء كافة الإجراءات اللازمة لمشاركة الوفود الرسمية مثل الحجوزات والتأشيرات والاستقبال والسكن وغير ذلك.
– تجهيز الهدايا التي تقدمها الإدارة للوفود الزائرة ولحفلات التكريم.
– إقامة حفلات التكريم والمعايدة التي تنظمها الإدارة ، وكذلك القيام بكل ما يلزم المناسبات واللقاءات والزيارات والرحلات.
– تجهيز قاعات الاجتماعات الخاصة بالإدارة لكافة الفعاليات التي تُقام فيها وتهيئتها بما يلزم تقنيًا وإشرافيًا.
– تقديم الخدمات والأنشطة التي من شأنها تنمية العلاقات الاجتماعية والثقافية بين منسوبي الإدارة وذوي العلاقة من خارج الإدارة بالتنسيق مع الجهات المعنية ، وأمثلة ذلك إقامة الملتقيات الثقافية السنوية, تصميم لوحة إعلانية للتواصل الاجتماعي وتقديم التبريكات والتعازي, استضافة شخصيات اجتماعية أو ثقافية رائدة في المجتمع, تنفيذ رحلات وزيارات خارجية للمنسوبين.
– توزيع الدعوات للمناسبات العامة التي تعقدها الإدارة , وكذلك الدعوات الواردة على المسؤولين.
– المشاركة في الإشراف على اللقاءات الخارجية والداخلية والبرامج التي تقيمها الإدارة العامة والإدارات التابعة لها والقيام بدور المساندة في التنظيم والاستقبال والتنفيذ وفق تكليف مدير عام التعليم بذلك.
– التنسيق مع إدارة الإعلام التربوي لتغطية فعاليات الإدارة فيما يدخل ضمن مهامها.
– تقديم الخدمات الميسرة لمراجعي الإدارة بأفضل وأسهل الطرق ، والرد على استفسارات المستفيدين وتوجيههم للإدارات المعنية بخدمتهم.
– إعداد التقارير الدورية عن كافة أنشطة وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير عام التعليم.
– تحديث دليل هواتف الإدارة وجعله في متناول الجميع مطبوعًا أو على وسائط إلكترونية تيسيرًا للتواصل بين الإدارات بما يحقق الأهداف بيسر وسهولة.
– إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
– الإشراف على تنظيم المعاملات والبيانات الخاصة بالإدارة وأقسامها وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.
